Bezahlte Absenzen

Immer wieder steht man als Arbeitgeber vor der Frage, welche Absenzen zu bezahlen sind und welche als Freizeit gelten. So sieht es im Moment (Stand 2021) gesetzlich aus:

Ab 01.01.2021 gilt nicht nur die Betreuung kranker/verunfallter/behinderter Kinder als bezahlt, sondern auch anderer Verwandter, konkret:

• Eltern, Ehe-/Lebenspartner und Geschwister

Dauer des Urlaubs:

• 3 Tage pro Fall, bis maximal 10 Tage pro Dienstjahr
• Langzeiterkrankungen mit wiederholten Rückfällen gelten als 1 Fall

Spezialfall Kinder

Bei Kindern gilt der Maximalanspruch von 10 Tagen pro Dienstjahr nicht, wohl aber die Beschränkung auf 3 Tage pro Fall.  

Kann dein Mitarbeiter glaubhaft machen, dass er innert 3 Tagen keine Dritthilfe organisieren konnte, musst du sogar noch länger den Lohn zahlen (nach Art. 324a, OR und Berner, Basler oder Zürcher Skala). Betreut dein Mitarbeiter jedoch sein Kind freiwillig selber weiter, hat er zwar noch Anrecht auf frei, dies jedoch unbezahlt (Kompensation oder Ferienbezug). 

Wenn die Tagesmutter krank ist und dein Mitarbeiter deshalb selber zum Kind schauen muss, hast du ebenfalls eine Lohnfortzahlungspflicht von 3 Tagen. Du kannst für diese Absenzen ein Arztzeugnis verlangen (für das Kind oder die Tagesmutter). Regle am besten schriftlich (im Personalreglement), ab wie vielen Tagen der Mitarbeiter obligatorisch ein Arztzeugnis bringen muss und behalte dir gleichzeitig die Freiheit vor, bereits ab dem 1. Tag eines zu verlangen. Im Grundsatz musst du die Absenz zur Pflege kranker Kinder/Verwandter so behandeln, wie wenn der Mitarbeiter selber krank wäre - allerdings darfst du keine Karenztage abziehen. 

Sind übrigens Hund, Schildkröte oder Hamster krank, gibt's zwar ebenfalls frei, aber unbezahlt (Kompensation oder Ferienbezug).

Grundsätzlich ist die Stellensuche Privatsache und daher unbezahlt. Aber dein gekündigter Mitarbeiter hat Anspruch auf die für die Stellensuche erforderliche (unbezahlte) Freizeit und zwar auch dann, wenn er selber gekündigt hat. Wenn die Kündigung deinen Mitarbeiter jedoch unverschuldet getroffen hat (z.B. aus wirtschaftlichen Gründen), kann er während der Kündigungsfrist pro Woche die erforderliche Zeit bis maximal einen halben Tag als bezahlte Zeit für die Stellensuche beanspruchen. Anders gesagt: freigeben musst du ihm für die Stellensuche, bezahlen jedoch nur, wenn der Mitarbeiter nichts für die Kündigung kann.

Die Mitarbeiterin hat erst einmal Anspruch auf die erforderliche Zeit zum Stillen oder Abpumpen (im Betrieb oder ausserhalb). Davon musst du im ersten Lebensjahr des Kindes folgende Zeit als Arbeitszeit bezahlen:

• bei täglicher Arbeitszeit von bis zu 4 Stunden: (mindestens) 30 Minuten
• bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 4 Stunden: (mindestens) 60 Minuten
• bei täglicher Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden: (mindestens) 90 Minuten

Lass dich vom Wort «mindestens» nicht beirren. Gemeint ist Folgendes: Wenn deine Mitarbeiterin, die halbtags (4 Stunden) arbeitet, von diesen 4 Stunden 1 Stunde am Abpumpen ist, dann musst du ihr von dieser Stunde 30 Minuten als bezahlte Arbeitszeit gutschreiben. Freigeben musst du ihr zwar die ganze Stunde, bezahlen jedoch nur das Minimum. Mehr ist natürlich erlaubt - deshalb heisst es im Gesetz «mindestens».

Stillt deine Mitarbeiterin im Betrieb, musst du ihr einen geeigneten Ort zum Stillen oder Abpumpen zur Verfügung stellen (abschliessbar, sauber, geheizt).  

Ab 01.01.2021 tritt der bezahlte Vaterschaftsurlaub in Kraft:

• 2 Wochen (10 Tage), innert 6 Monaten nach der Geburt zu beziehen (einzeln oder am Stück)
• 80 % Lohnfortzahlung (finanziert durch die EO, analog Mutterschaftsurlaub)
• Keine Ferienkürzung zulässig (analog Mutterschaftsurlaub)
• Kein Kündigungsschutz, jedoch Verlängerung der Kündigungsfrist um die Dauer der noch nicht bezogenen Urlaubstage (maximal 14 Tage)
• Das Anrecht entsteht mit der Geburt des Kindes

Die bisher übliche Kurzabsenz von 1 - 3 Tagen fällt somit weg. Ich empfehle dir, dein Personalreglement sicherheitshalber zu ändern.

Kurzabsenzen können nur dann bezogen werden, wenn die Angelegenheit nicht in der ordentlichen Freizeit erledigt werden kann. Dabei gilt der Grundsatz: je flexibler der Mitarbeiter seine Arbeitszeit gestalten kann - also je kürzer die Blockzeiten und je tiefer das Pensum - desto eher gehen Kurzabsenzen zu seinen Lasten. Es gilt die vertragliche Regelung. Fehlt diese, wird auf Gewohnheitsrecht abgestellt. Nutze daher die Freiheit, von Anfang an möglichst klar zu regeln, dass ein Anrecht auf Bezahlung nur besteht, wenn Termine ausserhalb der Arbeitszeit nicht möglich sind und was genau in welchem Umfang bezahlt wird. Du ersparst dir damit viele unnötige Diskussionen.

Kurzabsenzen sind an den Anlass gebunden und können daher weder vor- noch nachbezogen werden. Was heisst das? Zieht dein Mitarbeiter am Samstag um, kann er nicht zusätzlich am Freitag oder Montag bezahlt frei machen. Muss er hingegen zwingend am Freitag umziehen, musst du ihm den Tag bezahlen. Muss er an einem Arbeitstag an die Beerdigung seiner Grossmutter, ist das bezahlte Zeit. Stirbt die Grossmutter hingegen in seinen Ferien, gilt dies trotzdem als Ferientag und kann er diese Zeit nicht nachholen. Wie du siehst, ist die Abgrenzung nicht ganz einfach. Ich rate dir, gar nicht erst mit dem Nachgewähren anzufangen (ausser vielleicht bei der eigenen Hochzeit). Es ging dem Gesetzgeber ja darum, dem Mitarbeiter die nötige Zeit zu geben, um ein Ereignis vorzubereiten, zu bewältigen oder daran teilzunehmen. Reicht die bezahlte Zeit dafür nicht aus, kann er immer noch Ferien beziehen oder kompensieren. Bei Todesfällen und Hochzeiten lohnt es sich zudem, genau einzugrenzen, wer als nahe Verwandte/enge Familie gilt (das kann kulturell sehr unterschiedlich sein). 

Hier findest du eine Übersicht, welche Kurzabsenzen üblicherweise mit wie viel Zeit bezahlt werden. Halte deine betriebliche Regelung am besten schriftlich fest.

* Arztbesuche müssen nur dann bezahlt werden, wenn es sich um Notfälle handelt. Planbare Absenzen für Arzt- und Zahnarztbesuche müssen nicht bezahlt werden.